PDF Invoicing

Wie funktioniert PDF Invoicing?

Der Rechnungssteller erzeugt eine Rechnung über sein IT-System. Anstatt die Rechnung auszudrucken und als Brief zu versenden, wird die Rechnung als PDF Datei gespeichert und anschliessend an den elektronischen Marktplatz gate2b übermittelt. Die Übermittlung kann per FTP, Webservice oder über ein anderes Datenübertragungsprotokoll erfolgen.

Das gate2b Invoicing Modul erkennt sowohl den Rechnungssteller als auch den Rechnungsempfänger aus der hinterlegten Konfiguration. Die PDF Rechnung wird je nach PDF Variante (mit oder ohne Meta-Codierung) in den Signierungsprozess von gate2b eingeleitet und entsprechend dem Workflow an den Rechnungsempfänger gesendet. Ohne Meta-Codierung erfolgt die Rechnungszustellung als PDF. Mit Meta-Codierung ist auch die Erstellung eines EDI-Formats möglich.

Einzige Voraussetzung für die Nutzung des PDF Invoicing ist eine Registrierung des Rechnungsstellers für gate2b. Nach Abschluss der Registrierung können PDF Rechnungen bereits korrekt verarbeitet und signiert werden.

PDF Rechnung ohne Meta-Codierung

Die Generierung von PDF Dateien erfolgt in den meisten Fällen über einen im ERP-System hinterlegten Reportgenerator, der bereits standardmässig direkt PDF Dokumente generieren kann. Nach dem Erzeugen eines PDF Dokuments ist das Herauslesen von gezielten Informationen nicht ohne weiteres möglich. Ohne eine Meta-Codierung sind keine Metadaten auslesbar, welche für die strukturierte Verarbeitung von Informationen notwendig sind. Um strukturierte Metadaten aus einem PDF Dokument systematisch herauslesen zu können, benötigt es eine Codierung des PDF Dokuments.

PDF Rechnung mit Meta-Codierung

Um ein PDF Dokument mit Metadaten zu versehen, bedingt es eine von gate2b vorgegebene Codierung einzuhalten, die im Reportgenerator einmalig und mit wenig Aufwand konfiguriert werden muss. Eine PDF Rechnung mit Meta-Codierung hat den Vorteil, dass anhand der Metadaten (z.B. Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Positionen, etc.) strukturierte Daten für die weitere Verarbeitung zur Verfügung stehen. Diese werden durch gate2b aufbereitet. Der Rechnungssender könnte dem Rechnungsempfänger beispielsweise eine meta-codierte PDF Rechnung via gate2b zusenden. Zusätzlich zur MwSt-konformen PDF Rechnung, könnte ein XML-Datensatz mitgeliefert werden, damit der Rechnungsempfänger die Rechnung ohne jeglichen manuellen Aufwand, systemgerecht erfassen kann. Darüber hinaus stehen die Metadaten auch für das Archiv und die damit verbundene Rechnungssuche zur Verfügung.